Nonostante si parli di ripresa l’imperativo categorico per le aziende rimane quello di ridurre i costi, compresi quelli per le trasferte aziendali. Per farlo, però, le aziende non percorrono tutte le strade possibili.
Gli sforzi per tenere sotto controllo il budget si concentrano sul taglio dei costi diretti (prezzo dei biglietti del treno o dell'aereo e delle camere d’albergo), mentre gli interventi per contenere i costi indiretti sono trascurati. Un errore che, per esempio, porta a sottovalutare il risparmio che si potrebbe avere dalla fatturazione digitalizzata delle spese.
Uno studio sponsorizzato da Hrs e condotto dalla Global Business Travel Association coinvolgendo più di 500 travel manager ha rilevato che alle aziende l’elaborazione di una nota spese per un viaggio d’affari con soggiorno in hotel costa 53 euro e richiede 20 minuti di tempo.
Il processo di contabilizzazione, che come spiega Event Report è già di per sé dispendioso in termini di tempo e denaro, diventa ancora più oneroso quando, come avviene in un caso su cinque, la richiesta di rimborso non è corretta. In questo caso sono necessari altri 18 minuti e altri 47 euro per fare le correzioni.
La soluzione per ridurre i costi di elaborazione delle note spese arrivando anche a dimezzarli è quella di adottare le fatture digitali: eliminando la necessità di inserire manualmente le voci allegandone le relative ricevute cartacee si annulla il rischio di errore.
La digitalizzazione delle note spese è però un processo che in Europa fa ancora fatica a decollare, a differenza di quanto avviene in Nord America dove è ormai diventato una prassi. Nel Vecchio Continente le ricevute sui dispositivi mobili, come quelle fotografate con lo smartphone, sono accettate solo dal 16% delle aziende, contro il 61% di quelle americane. Il gap tra aziende europee e nordamericane prosegue anche sul fronte delle richieste di rimborso scansionate. A utilizzarle è il 40% delle aziende europee, meno della metà di quelle d'oltreoceano.
